Kuinka ommella asiakirjoja langalla?

Tunnisteet: #Ohukainen #Liinavaatteet

Paperien tahaton purkaminen, väärentäminen, tarkastuksesta tai varastoinnista kieltäytyminen, hakemusten palauttaminen tutkimattomina - nämä ovat vain joitakin seurauksia väärin systematisoidusta sisäisestä dokumentaatiosta. Sakkojen ja muiden ei-toivottujen tapahtumien välttämiseksi sinun tulee ottaa laiteohjelmiston järjestämiseen vastuullinen lähestymistapa.

Säännöt, jotka koskevat asiakirjojen ompelemista langoilla

Ei ole GOST:ia, joka sisältää yksityiskohtaista kuvausta menettelystä. GOST R 51141-98 "Toimistotyö ja arkistointi" ei käsittele laiteohjelmiston ongelmaa, vaikka jotkut lähteet viittaavat siihen virheellisesti. Itse asiassa sinun on noudatettava yksinomaan yrityksen sisäistä peruskirjaa, toimistotyön vakioohjeita vuodesta 2005 ja liittovaltion arkiston määräystä nro 76 (joulukuusta 2009). Kiinnostavat tiedot on esitetty kohdassa 3.5.3 ja liitteessä nro 24.

Mitä lakanoiden nauhoittamiseen tarvitaan?

Toimenpiteen suorittamiseksi sinun on ensin tutustuttava mukana toimitettuihin asiakirjoihin ja vasta sitten siirryttävä työkalujen valintaan. Lisäksi niiden tyyppi riippuu usein tietyn asiakirjan paksuudesta ja tärkeydestä. Hyvin ohuita papereita käsiteltäessä on siis helpompi käyttää neulaa, keskikokoisissa taas rei'itys. Tilavien, tiheiden kansioiden kiinnitys tapahtuu ruuvimeisselillä ja kohtalaisen paksulla köydellä.

Tyypillisesti laiteohjelmisto asennetaan käyttämällä seuraavia kohteita ja laitteita:

rei'ittäjä;
sakset;
ommel tiedosto;
langat tai punos;
neula;
naskali;
liima.

Poraa käytetään joskus poraamaan reikiä erityisen paksuihin tomeihin. kuitenkin sen käyttö vaatii varovaisuutta, taitoa ja oikeaa poran halkaisijaa. Mitä tulee liimaan, säännöt ovat erittäin yksinkertaiset. Kumi on kielletty, koska se voidaan painaa muille arkeille. Hyviä vaihtoehtoja: tavallinen painatus PVA, kaseiini ja silikaatti. Jokaisella on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, mutta kaiken kaikkiaan ne ovat kaikki suunnilleen samanarvoisia.

Tärkeä! Silikaattiliima jättää keltaisen kuoren taakse, eikä lyijykynä anna suojaa varten tarvittavaa kiinnitystasoa.

Kierteille on myös erityisvaatimuksia. Ne sen tulee olla kohtalaisen paksu, erittäin kestävä ja valumaton. Mylar-teippi täyttää nämä kriteerit. Jos se puuttuu, käytä kovaa lankaa. Puuvilla sopii myös, mutta vain, jos se on taitettu monta kertaa (pakenee ja lisää repäisylujuutta).

Tärkeä! Manuaalinen menetelmä lankaa käyttämällä ei ole ainoa mahdollinen ratkaisu. Erikoiskoneita ja -koneita on keksitty ompelemiseen.Jotkut niistä kiinnittävät yksittäisiä levyjä jousella, muovilla tai metallilla (ensimmäinen vaihtoehto on helppo irrottaa). Toiset tarjoavat saumattoman liimauksen.

Vaiheittaiset ohjeet asiakirjojen ompelemiseen langalla

Keskeinen ero menetelmien välillä on reikien määrä ja niiden välinen etäisyys. Tämän kriteerin mukaan erotetaan menetelmät, jotka on suunniteltu 2, 3, 4 ja 5 reikään. Laiteohjelmiston ylimääräistä kulmaversiota käytetään joskus. Se soveltuu kuitenkin rajoitetulle määrälle papereita (ei tiedostoille ja raporteille).

Kahdessa reiässä

Yksinkertaisin vaihtoehto. Soveltuu sellaisten sisäisten papereiden käsittelyyn, joita ei myöhemmin lähetetä ulkopuolisten viranomaisten tarkastettavaksi.

Toiminnan algoritmi:

tulosta asiakirja, järjestä arkit;
rei'ittää reikiä rei'itin;
lanka;
tee solmu langalle (ei pitäisi olla etupuolella);
leikkaa arkki ompelutiedostosta;
liimaa se solmun päälle niin, että köyden päät eivät peity kokonaan (niiden tulee päättyä alempana);
täytä laiteohjelmistolomake.

Täytettävät kohdat on jo painettu laiteohjelmistosivulle. Jäljelle jää vain sopivan luonteisten merkintöjen tekeminen. Suositeltu tahnan väri: sininen tai musta. Yleensä tätä asiaa säätelevät itse yrityksessä laaditut standardit.. Jos tällaista asiakirjaa ei ole, työ suoritetaan sinisellä kynällä.

Jos ompeleita ei ole, leikkaa valkoisesta paperista pala, jonka koko on 3x5 cm. Liimaa seuraavaksi se ja laita siihen teksti "ommeltu ja numeroitu". Lisäksi ilmoitetaan sivumäärä, vastuuhenkilön tiedot ja allekirjoitus sekä päivämäärä. Yläpuolella on sinetti.

Tärkeä! Tiivisteen sijasta voidaan käyttää vahajäljennöstä, mutta sitä pidetään vanhentuneena ja vähemmän luotettavana täyttömuotona.

Kolme puhkeamista

Aluksi kannattaa kartoittaa tarkasti, missä reiät sijaitsevat. Ihannetapauksessa ne on keskitettävä, ellei toisin vaadita. Niiden tulee myös olla yhtä kaukana toisistaan. Ne on asetettava asiakirjan vasempaan reunaan.

Vaiheittainen esitys prosessista:

tee pisto neulalla tarkalleen arkin vasemman reunan keskelle (neula tulee takapuolelta ja tulee ulos etupuolelta);
tee toinen pisto (neula tulee asiakirjan etupuolelta ja tulee ulos takaa);
tee kolmas pisto (neula tulee takapuolelta ja tulee ulos etupuolelta);
työnnä neula takaisin reikään nro 1;
solmi solmu (jätä vähintään 7 cm langasta);
liimaa laiteohjelmistolevy;
vakuuttaa.

Neljältä

Vaiheiden järjestys:

reikien tekeminen;
neulan työntäminen kääntöpuolelta (sen pitäisi mennä reikään 2, laskettuna oikealta vasemmalle);
pujota neula ja lanka 1 reikään oikealla;
sitten lanka lähetetään jälleen oikealla olevaan toiseen reikään;
sen jälkeen neula lähetetään oikealla olevaan 3. reikään;
siirry sitten äärivasemmalle puhkeamiseen;
palaa reikään 3;
vie se toiselle puolelle ja tee solmu.

Kun muodostat solmua, sinun on varmistettava, että lanka ei painu millään alueella. Hänen tulee korjata sivut tiukasti ja siististi.

Viideltä

Tätä tekniikkaa käytetään erittäin harvoin. Yleensä valvonta- ja valvontaviranomaiset tyytyvät 3–4-reikäiseen vaihtoehtoon. Nousu viiteen osoittaa, että kyseessä olevat paperit ovat tiukimman vastuullisia ja ensiarvoisen tärkeitä asiakirjoja. Näin käsitellään esimerkiksi joitakin veroilmoituksia.

Tärkeä! Jos reikiä on 5, liimattu suorakulmio tulee leikata pehmopaperista ja reikien tulee sijaita 5 cm:n etäisyydellä toisistaan.

Neulan työntöjärjestys reiän lukumäärän mukaan (voidaan laskea mistä tahansa reunasta):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

Tässä vaiheessa lanka on kiinnitettävä solmulla.

Kulmaan

Peruskirja ja jotkut kaupan alan paperit voidaan ommella kulmamenetelmällä. Tällä menetelmällä yksi reikä tehdään rei'ittimellä vasempaan yläkulmaan. Siihen pujotetaan puoliksi taitettu nauha (40 cm). Aseta se siten, että kaareva keskiosa on takapuolella ja päät ovat etupuolella.

Seuraavaksi hännät kierretään silmukkaan. Tämä luo solmun. Se on siirrettävä asiakirjan etupuolelle ja kiinnitettävä suorakaiteen muotoisella paperilla. He kirjoittavat paperille:

ommeltu, numeroitu;
arkkien määrä (kirjaimet ja numerot, jälkimmäiset tulee olla suluissa);
työntekijän nimikirjaimet allekirjoituksen kanssa (viimeinen tulee ensin, sen dekoodaus ilmoitetaan jälkeen).

Vaatimukset sidottujen asiakirjojen laatimiselle

Älä ompele nitojalla, liimalla tai paperiliittimillä. Ne eivät tarjoa asianmukaista suojaustasoa: tällaisilla kiinnitysmenetelmillä voit poistaa kiinnityselementin hiljaa, poistaa levyt, vaihtaa ne tai lisätä uusia. Jos tilintarkastaja, veroviranomainen tai muu valvontaelin näkee näin ommellun asiakirjan, organisaatiolla voi olla monenlaisia ongelmiaalkaen kieltäytymisestä ottaa vastaan raportteja ja päättyen uhkavaatimuksen esittämiseen kaikkien arkiston tärkeiden papereiden korjaamiseksi välittömästi.

Tärkeä! Jos epäilet omia taitojasi tai joudut päivittämään suuren määrän asiakirjoja, on järkevää kääntyä ammattilaisten puoleen. Tällaisia palveluita tarjoavat arkistot ja painotalot. Samalla ei tarvitse odottaa tilauksen välitöntä toteuttamista organisaatioiden työtaakan vuoksi. Heillä on paljon työtä etenkin raporttien ja tutkintojen jättämisen aikana.

Reikien määrällä on itse asiassa tärkeä rooli. Tarvittavaa määrää määritettäessä tulee lähteä sopimuksen tärkeydestä. Sisällön yksinkertaisin dokumentaatio on ommeltu 2 reiällä ja erityisen arvokas dokumentaatio 5 reiällä.

Myös reikien välinen etäisyys otetaan huomioon. Paras vaihtoehto: kukin sijaitsee 3 cm:n etäisyydellä edellisestä Vaatimuksen täyttämiseksi suoritetaan valmisteleva kohdistus: he suunnittelevat etukäteen, mihin reiät on tehtävä. kuitenkin Säännölliset linjat eivät aina auta. Esimerkiksi erittäin paksuja asiakirjoja tai lehtiä arkistoitaessa syntyy usein vinoja reikiä. Heidän kanssaan työskennellessäsi tulee käyttää naskaa ja toimia erittäin varovasti. On parempi pujottaa käytetty lanka neulaan - se auttaa oikein ja tarkasti.

Sivunumerointiin kiinnitetään erityistä huomiota. Asian pääkohdat:

Arabialaisia numeroita käytetään;
numerot on järjestetty nousevaan järjestykseen;
Sijoitus: oikea yläkulma;
numero ei saa ylittää arkin reunaa;
hakemukset on myös numeroitava;
sovelluksen numerointityyppi: jatkuva;
kirjettä liitettäessä raportti tehdään kirjekuoresta alkaen (ensimmäinen numero asetetaan siihen);
kirjeen jokainen sivu on numeroitu esitysjärjestyksen mukaan;
Kun työskennellään useissa niteissä esitellyn tapauksen kanssa, kunkin sisältö on numeroitu erikseen.

Erityinen tulostus vaatii myös lähestymistapaa. Se on asennettava viimeisenä ja siten, että se on samanaikaisesti laiteohjelmistosivulla ja asiakirjassa. Jos yksittäisellä yrittäjällä ei ole henkilökohtaista sinettiä, hän voi ohittaa tämän vaiheen.

Tärkeä! Jos asiakirja asetetaan sitten kansioon, kansion taakse ei tarvitse liimata "ommeltua, numeroitua, allekirjoitettua" -arkkia. Oikea paikka tähän on viimeisen ommellun arkin takapuoli.

Ommelarkkia täytettäessä ei tarvitse pilkkoa. Jokaisen tiedon tulee olla helposti luettavaa. Myöskään lyhenteet eivät ole sallittuja. Lisäksi sinun tulee muotoilla merkintä niin, että se menee sekä asiakirjan päälle että liimatun paperin suorakulmion päälle.